Hace más de 50 años que Coagra tiene una misión: entregar soluciones a la empresa agrícola y contribuir en el desarrollo de la agricultura chilena.

Patricia Zamorano, Jefa de área de control de proveedores, explica que el crecimiento de la empresa con nuevas sucursales abriendose a lo largo de todo el páis y la incorporaciones de nuevas personas a los equipos comerciales, hizo casi imposible manejar el proceso de rendiciones de gastos “como siempre”; en excel. En ese momento supo que tenía que buscar una alternativa y llegó Rindegastos.

Por años pensamos que era normal llevar este proceso en excel y vivir con los problemas de siempre: tiempos eternos en las revisiones de informes y no saber en donde estaban o quién los tenía.

“Manejamos muchas sucursales y ejecutivos comerciales a lo largo de Chile y los jefes o gerentes no siempre están disponibles para aprobar las rendiciones. Antes de Rindegastos tenía que esperar a que me llegaran todos los informes para partir revisando y me demoraba 21 días en procesar y pagar una rendión de gastos. Ahora me demoro menos de 8 días, los usuarios están muy contentos”.

Con Rindegastos pude digitalizar y optimizar por completo el proceso de rendiciones, también tienen una aplicación móvil muy fácil de usar y le permite a los usuarios ganar tiempo y avanzar con sus rendiciones. La idea es darle una herramienta para hacer este proceso más rápido y que se puedan concentrar en su trabajo  y no en andar guardando boletas, completando excels y llamando para saber en donde están sus rendiciones o cuando les vamos a pagar.

Siempre escuchamos que es complicado cambiar la forma de hacer las cosas y más aún si es un proceso que se hace de la misma manera hace años.

“Al principio tuve miedo de que los usuarios no fueran a utilizar la plataforma y que siguieran usando el excel pero decidimos, junto a nuestro equipo, que teníamos que cambiar. Partimos con el 25% de los usuarios el primer mes y nos fue excelente. Los usuarios al principio le decian Rindegastos, ahora le dicen “Rindefácil”

Además de agilizarnos el proceso de revisión y de pago a los empleados nos hemos sorprendido con todo el tiempo que hemos ganado al automatizar el proceso; “todos los informes tienen un folio único y puedo ingresarlo en la plataforma y ver toda la trazabilidad del informe de gastos; quién aprobó o rechazó gastos y sus comentarios. Además, dejo mensajes de respaldo y se mandan correos automáticos a los usuarios, todo en el mismo lugar”.

Estamos muy contentos con el cambio en el proceso, antes teníamos 3 personas dedicadas tiempo completo a revisar, procesar, contabilizar y pagar las rendiciones, y ahora tenemos solo 2.

Co-Work es una aceleradora de negocios regional, sustentada en espacios de trabajo inspiradores y comunidades de personas apasionadas por lo que hacen.

Sebastián O´ryan, CEO & Fundador de Co-Work, nos explica que: “A mi me motiva encontrar personas que quieran ser parte de un ambiente distinto y de generar espacios para desarrollar comunidades. Me gusta el concepto de cambiar el mundo mediante la colaboración entre las personas.” ¿Qué tiene esto que ver con el proceso de rendiciones de gastos? Absolutamente nada. Sin embargo, es un proceso necesario para que sus sucursales funcionen y puedan justificar sus gastos.

Actualmente tenemos varias sucursales y todas tienen una caja chica que se rinde mensualemente, es bastante simple el proceso: comprar, guardar comprobante, esperar a fin de mes, completar excel, imprimir, pegar documentos, sacar vistos buenos y mandar a contabilidad. No es bueno ni malo, simplemente es la alternativa que conocía hasta que me presentaron Rindegastos. “En ese momento me di cuenta que tenía una alternativa a la forma manual de hacer las cosas y vi lo lento que era llevar el proceso en excel. Además, levantar la información de quién gastaba o qué cosas se compraban era bastante complicado”.

Al principio siempre es complicado convencer a las personas de cambiar y, más aún, cuando involucra agregar un factor tecnológico que la gente desconoce. Además, nosotros tenemos una sucursal en Puerto Montt y no es fácil hacer las cosas a la distancia.

“Me gusto el apoyo que tuve para implementar el servicio en nuestra empresa, si bien somos 20 usuarios, salió todo muy bien y los usuarios se cambiaron a Rindegastos de inmediato”.

Personalmente creo que digitalizar el proceso de rendiciones de gastos es un acierto, más aún si buscas tener un mayor control y visibilidad de los gastos. “Nosotros no rendimos mucho dinero, ni tampoco tenemos muchas personas haciendo gastos, pero lo que si necesitamos, es poder acceder a revisar esa información y controlarla. Además, pude estandarizar el proceso y darle reglas claras a los usuarios. Un golazo.”

Empresas Socovesa participa activamente en el mercado de las casas, oficinas y departamentos. Somos el mayor grupo inmobiliario multimarca y multisegmento, con 50 años de experiencia en el mercado nacional.

Loreto Reyes, Jefa UCS, nos cuenta la realidad de manejar todas las rendiciones y cajas chicas de forma manual de Almagro, Socovesa, Inmobiliaria Pilares y otras empresas del grupo. La respuesta: casi imposible. “Imagínense que cada obra que vean en construcción o proyecto inmobiliario en venta, es una caja chica que tiene que ser rendida semanalmente y todo tiene que ser revisado lo más rápido posible por que no se puede parar; hay cosas urgentes que comprar y plazos que cumplir”.

En el rubro de la construcción todo es para ayer y siempre surgen imprevistos, estos se traduce en compras de materiales o productos necesarios en el momento. No se puede atrasar la obra y hay que avanzar. Esta situación nos lleva al manejo de las cajas chicas y el proceso de rendiciones de gastos. “Llevar el proceso de forma manual me signficaba tener 4 personas todo el día revisando papeles, viendo planillas en excel, haciendo seguimiento a los informes y sacando pagos. No es tarea fácil; recibimos aproximadamente 200 informes semanales y lográbamos pagar el 80% del total de los informes, el resto eran devueltos por falta de información o errores de digitación”.

Estuvimos buscando harto tiempo formas de mejorar el proceso y hacerlo más fácil, inventamos una serie de políticas de gastos pero al final era muy díficil hacer que las personas las cumplan. En ese momento llegó Rindegastos y nos presentaron una idea que calzaba con lo que buscabamos: digitalizar y optimizar el proceso por completo.

Tenía miedo de cambiarle la forma de hacer las cosas a los administrativos de obras, hay que entender que algunos son personas mayores y llevan años haciendo las cosas de la misma manera. Además, somos una empresa con muchas cajas chicas y casi todos pueden rendir gastos y no solo en Santiago, tenemos operaciones a lo largo de todo Chile.

“Partimos implementando en Almagro y solo con obras en Santiago, me acuerdo que partimos con unos 80 usuarios el primer mes. El miedo se me fue con el feedback de los usuarios; les encantó. Podían ver quién tenia que aprobar su rendición, saber cuando les íbamos a pagar y hacer todo el seguimiento en un solo lugar. Esto nos motivó y en 2 a 3 meses logramos tener a todas las empresas 100% operativas”.

Las empresas tiene que ir cambiando y hacer más eficientes sus procesos y creo que logramos hacerlo para las rendiciones de gastos. “Tenemos una plataforma que nos estandariza el proceso, lo hace más ordenado y tengo visibilidad de todo lo que pasa. Además, estamos pagando el 98% de los gastos rendidos y logramos reducir el equipo de 4 personas a solo 1”.

Por más de 35 años Sitrans se ha encargado de ofrecer servicios de excelencia dedicados a satisfacer los requerimientos logísticos relacionados a la industria marítima para importadores, exportadores y compañías navieras en Chile.

Martín Edwards, Subgerente de Finanzas, nos cuenta su experiencia en el área al controlar el proceso centralizado de los fondos fijos, cajas chicas de las sucursales en todo Chile y filiales, y las rendiciones y fondos por rendir del personal que va a terreno. “Para el área contable y tesorería no era fácil darle una respuesta efectiva a los jefes administrativos de las sucursales cuando nos preguntaban ¿En dónde está mi rendición de caja chica, se contabilizó? ¿Le falta algún visto bueno? ¿Cuánto falta para que se pague?” Simplemente no se podía entregar información fidedigna y rastrear las rendiciones con el gran volumen que recibimos centralizadamente en Santiago. Había una doble digitación de las imputaciones contables y se perdía mucha información de la glosa de los gastos para el análisis. Antes de Rindegastos todas las rendiciones de la empresa tenían un formato en Excel, el que se respalda con los documentos y respaldos físicos. Se revisaba manualmente una a una para encontrar la rendición mencionada, y todo esto en el mejor de los casos; que era que hubiese llegado”.

En las empresas de logística la operación es la clave; optimizar procesos, levantar información relevante en el momento oportuno y poder brindar soluciones efectivas. “Nuestros procesos internos tienen que ser impecables y seguir la misma línea de eficiencia que la operación en los tiempos de hoy. Tenemos más de 200 personas moviéndose por Chile y todos son potenciales rendidores. Al llevar el proceso en excel y de forma manual se hace todo muy lento y no hay trazabilidad de la información. Antes de Rindegastos teníamos al menos a 1 persona full time revisando rendiciones, contabilizando, sacando análisis de cuentas y atendiendo correos o llamadas para brindar información del status de las rendiciones. Es bastante lógico, las personas quieren saber cuándo les van a devolver el dinero y si le aprobaron o no los gastos cuando es dinero gastado de su propio bolsillo”.

Creo que las empresas deben estar en constante búsqueda de herramientas tecnológicas que permitan optimizar sus procesos administrativos. Hoy tenemos teléfonos móviles inteligentes, aplicaciones, internet, GPS, y miles de herramientas extras para poder ser efectivos; sólo hay que buscar las que se acomodan a tus necesidades como empresa. Es por eso que cuando se nos presentó la opción de cambiar el excel por una plataforma digital, evaluando múltiples mejoras como - ahorro en tiempo, mejor información y de mayor calidad, mayor control evitando duplicidad de gastos rendidos, evitar pérdidas de IVA costo, entre otros- no lo dudamos y partimos de inmediato.

Por lo general, implementar nuevas plataformas o cambiar la forma de llevar un proceso, no es fácil. Al principio estaba preocupado de cómo iba a ser la recepción de los usuarios pero tenía fe en lo fácil de usar que es Rindegastos, por eso partimos con un piloto que resultó más fácil de lo que esperábamos.

“La implementación salió muy bien; le comunicamos a todos los empleados los cambios en el proceso, resaltamos los beneficios de la plataforma y les enseñamos a usarla desde el celular y computador. Partimos el primer mes con 50 o 60 usuarios y en tres meses teníamos casi toda la empresa arriba y operativa. Me han contactado de varias empresas para pedirme referencias y casi todas me preguntan lo mismo: “¿Cuánto se demora la implementación y cuál es el feedback de los usuarios?” Algo crítico en los cambios tecnológicos. Siempre les respondo lo mismo: un par de días en configurar la plataforma y a los usuarios les encanta, les permite ser ordenados y llevar un control. A nadie le gusta perder el tiempo persiguiendo al jefe para la firma”.

El mercado es cada vez más competitivo y la revolución digital del mundo y las empresas es un hecho, hay que subirse al carro de la tecnología y la innovación para ser más eficientes. Sino quedas fuera del mercado.

“Logramos digitalizar y optimizar el proceso de rendiciones de gastos por completo y, a través del celular, le dimos una herramienta a los usuarios para que sea más fácil y rápido enviar sus rendiciones y revisar los informes de gastos. Con las herramientas de revisión y validación digital, correos automáticos a usuarios, integración directa al ERP y varias cosas más, logramos disminuir la carga laboral en un 50%. Además, levantamos información de los gastos y podemos llevar un control completo. Podemos optimizar los montos de los fondos fijos, ver en que se está gastando la plata y buscar oportunidades de ahorro. Ahora último estamos revisando los viajes que se hacen entre las sucursales de la zona centro y estamos evaluando un sistema de Car Pooling para ahorrar gastos en transporte. Debemos innovar y seguir buscando productividad en nuestros procesos constantemente”.