Hace más de 50 años que Coagra tiene una misión: entregar soluciones a la empresa agrícola y contribuir en el desarrollo de la agricultura chilena.

Patricia Zamorano, Jefa de área de control de proveedores, explica que el crecimiento de la empresa con nuevas sucursales abriendose a lo largo de todo el páis y la incorporaciones de nuevas personas a los equipos comerciales, hizo casi imposible manejar el proceso de rendiciones de gastos “como siempre”; en excel. En ese momento supo que tenía que buscar una alternativa y llegó Rindegastos.

Por años pensamos que era normal llevar este proceso en excel y vivir con los problemas de siempre: tiempos eternos en las revisiones de informes y no saber en donde estaban o quién los tenía.

“Manejamos muchas sucursales y ejecutivos comerciales a lo largo de Chile y los jefes o gerentes no siempre están disponibles para aprobar las rendiciones. Antes de Rindegastos tenía que esperar a que me llegaran todos los informes para partir revisando y me demoraba 21 días en procesar y pagar una rendión de gastos. Ahora me demoro menos de 8 días, los usuarios están muy contentos”.

Con Rindegastos pude digitalizar y optimizar por completo el proceso de rendiciones, también tienen una aplicación móvil muy fácil de usar y le permite a los usuarios ganar tiempo y avanzar con sus rendiciones. La idea es darle una herramienta para hacer este proceso más rápido y que se puedan concentrar en su trabajo  y no en andar guardando boletas, completando excels y llamando para saber en donde están sus rendiciones o cuando les vamos a pagar.

Siempre escuchamos que es complicado cambiar la forma de hacer las cosas y más aún si es un proceso que se hace de la misma manera hace años.

“Al principio tuve miedo de que los usuarios no fueran a utilizar la plataforma y que siguieran usando el excel pero decidimos, junto a nuestro equipo, que teníamos que cambiar. Partimos con el 25% de los usuarios el primer mes y nos fue excelente. Los usuarios al principio le decian Rindegastos, ahora le dicen “Rindefácil”

Además de agilizarnos el proceso de revisión y de pago a los empleados nos hemos sorprendido con todo el tiempo que hemos ganado al automatizar el proceso; “todos los informes tienen un folio único y puedo ingresarlo en la plataforma y ver toda la trazabilidad del informe de gastos; quién aprobó o rechazó gastos y sus comentarios. Además, dejo mensajes de respaldo y se mandan correos automáticos a los usuarios, todo en el mismo lugar”.

Estamos muy contentos con el cambio en el proceso, antes teníamos 3 personas dedicadas tiempo completo a revisar, procesar, contabilizar y pagar las rendiciones, y ahora tenemos solo 2.

Co-Work es una aceleradora de negocios regional, sustentada en espacios de trabajo inspiradores y comunidades de personas apasionadas por lo que hacen.

Sebastián O´ryan, CEO & Fundador de Co-Work, nos explica que: “A mi me motiva encontrar personas que quieran ser parte de un ambiente distinto y de generar espacios para desarrollar comunidades. Me gusta el concepto de cambiar el mundo mediante la colaboración entre las personas.” ¿Qué tiene esto que ver con el proceso de rendiciones de gastos? Absolutamente nada. Sin embargo, es un proceso necesario para que sus sucursales funcionen y puedan justificar sus gastos.

Actualmente tenemos varias sucursales y todas tienen una caja chica que se rinde mensualemente, es bastante simple el proceso: comprar, guardar comprobante, esperar a fin de mes, completar excel, imprimir, pegar documentos, sacar vistos buenos y mandar a contabilidad. No es bueno ni malo, simplemente es la alternativa que conocía hasta que me presentaron Rindegastos. “En ese momento me di cuenta que tenía una alternativa a la forma manual de hacer las cosas y vi lo lento que era llevar el proceso en excel. Además, levantar la información de quién gastaba o qué cosas se compraban era bastante complicado”.

Al principio siempre es complicado convencer a las personas de cambiar y, más aún, cuando involucra agregar un factor tecnológico que la gente desconoce. Además, nosotros tenemos una sucursal en Puerto Montt y no es fácil hacer las cosas a la distancia.

“Me gusto el apoyo que tuve para implementar el servicio en nuestra empresa, si bien somos 20 usuarios, salió todo muy bien y los usuarios se cambiaron a Rindegastos de inmediato”.

Personalmente creo que digitalizar el proceso de rendiciones de gastos es un acierto, más aún si buscas tener un mayor control y visibilidad de los gastos. “Nosotros no rendimos mucho dinero, ni tampoco tenemos muchas personas haciendo gastos, pero lo que si necesitamos, es poder acceder a revisar esa información y controlarla. Además, pude estandarizar el proceso y darle reglas claras a los usuarios. Un golazo.”

Empresas Socovesa participa activamente en el mercado de las casas, oficinas y departamentos. Somos el mayor grupo inmobiliario multimarca y multisegmento, con 50 años de experiencia en el mercado nacional.

Loreto Reyes, Jefa UCS, nos cuenta la realidad de manejar todas las rendiciones y cajas chicas de forma manual de Almagro, Socovesa, Inmobiliaria Pilares y otras empresas del grupo. La respuesta: casi imposible. “Imagínense que cada obra que vean en construcción o proyecto inmobiliario en venta, es una caja chica que tiene que ser rendida semanalmente y todo tiene que ser revisado lo más rápido posible por que no se puede parar; hay cosas urgentes que comprar y plazos que cumplir”.

En el rubro de la construcción todo es para ayer y siempre surgen imprevistos, estos se traduce en compras de materiales o productos necesarios en el momento. No se puede atrasar la obra y hay que avanzar. Esta situación nos lleva al manejo de las cajas chicas y el proceso de rendiciones de gastos. “Llevar el proceso de forma manual me signficaba tener 4 personas todo el día revisando papeles, viendo planillas en excel, haciendo seguimiento a los informes y sacando pagos. No es tarea fácil; recibimos aproximadamente 200 informes semanales y lográbamos pagar el 80% del total de los informes, el resto eran devueltos por falta de información o errores de digitación”.

Estuvimos buscando harto tiempo formas de mejorar el proceso y hacerlo más fácil, inventamos una serie de políticas de gastos pero al final era muy díficil hacer que las personas las cumplan. En ese momento llegó Rindegastos y nos presentaron una idea que calzaba con lo que buscabamos: digitalizar y optimizar el proceso por completo.

Tenía miedo de cambiarle la forma de hacer las cosas a los administrativos de obras, hay que entender que algunos son personas mayores y llevan años haciendo las cosas de la misma manera. Además, somos una empresa con muchas cajas chicas y casi todos pueden rendir gastos y no solo en Santiago, tenemos operaciones a lo largo de todo Chile.

“Partimos implementando en Almagro y solo con obras en Santiago, me acuerdo que partimos con unos 80 usuarios el primer mes. El miedo se me fue con el feedback de los usuarios; les encantó. Podían ver quién tenia que aprobar su rendición, saber cuando les íbamos a pagar y hacer todo el seguimiento en un solo lugar. Esto nos motivó y en 2 a 3 meses logramos tener a todas las empresas 100% operativas”.

Las empresas tiene que ir cambiando y hacer más eficientes sus procesos y creo que logramos hacerlo para las rendiciones de gastos. “Tenemos una plataforma que nos estandariza el proceso, lo hace más ordenado y tengo visibilidad de todo lo que pasa. Además, estamos pagando el 98% de los gastos rendidos y logramos reducir el equipo de 4 personas a solo 1”.

Por más de 35 años Sitrans se ha encargado de ofrecer servicios de excelencia dedicados a satisfacer los requerimientos logísticos relacionados a la industria marítima para importadores, exportadores y compañías navieras en Chile.

Martín Edwards, Subgerente de Finanzas, nos cuenta su experiencia en el área al controlar el proceso centralizado de los fondos fijos, cajas chicas de las sucursales en todo Chile y filiales, y las rendiciones y fondos por rendir del personal que va a terreno. “Para el área contable y tesorería no era fácil darle una respuesta efectiva a los jefes administrativos de las sucursales cuando nos preguntaban ¿En dónde está mi rendición de caja chica, se contabilizó? ¿Le falta algún visto bueno? ¿Cuánto falta para que se pague?” Simplemente no se podía entregar información fidedigna y rastrear las rendiciones con el gran volumen que recibimos centralizadamente en Santiago. Había una doble digitación de las imputaciones contables y se perdía mucha información de la glosa de los gastos para el análisis. Antes de Rindegastos todas las rendiciones de la empresa tenían un formato en Excel, el que se respalda con los documentos y respaldos físicos. Se revisaba manualmente una a una para encontrar la rendición mencionada, y todo esto en el mejor de los casos; que era que hubiese llegado”.

En las empresas de logística la operación es la clave; optimizar procesos, levantar información relevante en el momento oportuno y poder brindar soluciones efectivas. “Nuestros procesos internos tienen que ser impecables y seguir la misma línea de eficiencia que la operación en los tiempos de hoy. Tenemos más de 200 personas moviéndose por Chile y todos son potenciales rendidores. Al llevar el proceso en excel y de forma manual se hace todo muy lento y no hay trazabilidad de la información. Antes de Rindegastos teníamos al menos a 1 persona full time revisando rendiciones, contabilizando, sacando análisis de cuentas y atendiendo correos o llamadas para brindar información del status de las rendiciones. Es bastante lógico, las personas quieren saber cuándo les van a devolver el dinero y si le aprobaron o no los gastos cuando es dinero gastado de su propio bolsillo”.

Creo que las empresas deben estar en constante búsqueda de herramientas tecnológicas que permitan optimizar sus procesos administrativos. Hoy tenemos teléfonos móviles inteligentes, aplicaciones, internet, GPS, y miles de herramientas extras para poder ser efectivos; sólo hay que buscar las que se acomodan a tus necesidades como empresa. Es por eso que cuando se nos presentó la opción de cambiar el excel por una plataforma digital, evaluando múltiples mejoras como - ahorro en tiempo, mejor información y de mayor calidad, mayor control evitando duplicidad de gastos rendidos, evitar pérdidas de IVA costo, entre otros- no lo dudamos y partimos de inmediato.

Por lo general, implementar nuevas plataformas o cambiar la forma de llevar un proceso, no es fácil. Al principio estaba preocupado de cómo iba a ser la recepción de los usuarios pero tenía fe en lo fácil de usar que es Rindegastos, por eso partimos con un piloto que resultó más fácil de lo que esperábamos.

“La implementación salió muy bien; le comunicamos a todos los empleados los cambios en el proceso, resaltamos los beneficios de la plataforma y les enseñamos a usarla desde el celular y computador. Partimos el primer mes con 50 o 60 usuarios y en tres meses teníamos casi toda la empresa arriba y operativa. Me han contactado de varias empresas para pedirme referencias y casi todas me preguntan lo mismo: “¿Cuánto se demora la implementación y cuál es el feedback de los usuarios?” Algo crítico en los cambios tecnológicos. Siempre les respondo lo mismo: un par de días en configurar la plataforma y a los usuarios les encanta, les permite ser ordenados y llevar un control. A nadie le gusta perder el tiempo persiguiendo al jefe para la firma”.

El mercado es cada vez más competitivo y la revolución digital del mundo y las empresas es un hecho, hay que subirse al carro de la tecnología y la innovación para ser más eficientes. Sino quedas fuera del mercado.

“Logramos digitalizar y optimizar el proceso de rendiciones de gastos por completo y, a través del celular, le dimos una herramienta a los usuarios para que sea más fácil y rápido enviar sus rendiciones y revisar los informes de gastos. Con las herramientas de revisión y validación digital, correos automáticos a usuarios, integración directa al ERP y varias cosas más, logramos disminuir la carga laboral en un 50%. Además, levantamos información de los gastos y podemos llevar un control completo. Podemos optimizar los montos de los fondos fijos, ver en que se está gastando la plata y buscar oportunidades de ahorro. Ahora último estamos revisando los viajes que se hacen entre las sucursales de la zona centro y estamos evaluando un sistema de Car Pooling para ahorrar gastos en transporte. Debemos innovar y seguir buscando productividad en nuestros procesos constantemente”.

Desde el 2013 Financiera OH! es la entidad que administra las tarjetas de crédito de toda la cadena retail del Grupo Interbank (InRetail). El Grupo Interbank está dedicado al rubro de la banca y seguros, retail, hotelería, restaurantes, inmobiliarias, educación, administración, lotería y cines.

Jorge Luis Ching, Sub Gerente de ERP y Canales, nos cuenta su experiencia manejando las rendiciones, cajas chicas y fondos por rendir de más de 250 personas repartidas en 70 sucursales en Perú. “El proceso de rendiciones era muy lento y la información que recibía el área de Contabilidad era insuficiente y heterogénea. Las rendiciones tardaban 2 semanas en llegar a ser revisadas y si se encontraban errores en las planillas de gastos de provincias (fuera de Lima), estos informes debían ser devueltos para su corrección, lo cual demoraba mucho el proceso”.

Las rendiciones las hacían en una planilla, la cual debían de imprimir y luego buscar las aprobaciones de sus jefes; pero los rendidores (Supervisores de Agencia) estaban constantemente moviéndose entre sucursales por lo que las rendiciones las hacían semanas más tarde cuando volvían a su oficina. El mismo problema lo teníamos en el flujo de aprobación, donde los encargados de aprobar los gastos podrían estar varios días fuera de la oficina por lo que las rendiciones quedaban paradas hasta que ellos regresen.

Modificar aquellos procesos que la gente lleva haciendo por años de la misma forma suele ser difícil. Más aún si la empresa que nos ofrecía este cambio estaba en otro país y no contaba con oficinas en Perú.

Por lo mismo decidimos implementar el servicio de forma escalonada, donde el primer mes inscribimos 50 usuarios los cuales fueron capacitados via Skype (Video-Conferencia). El segundo mes otros 100 usuarios y al tercer mes ya teníamos toda la empresa usando Rindegastos.

“Todo salió muy bien, ni siquiera necesitamos capacitar a todos los usuarios, estos le preguntaban a los usuarios que habían sido capacitados o simplemente seguían los manuales. Los usuarios ahora pueden rendir o aprobar los gastos desde cualquier lado usando la App, ¡Eso les encanta!. Ya no tienen que llenar toda la información de forma manual sino que solo van seleccionando las opciones configuradas y la plataforma les avisa si están incumpliendo las políticas de la empresa”.

Las empresas deben de ir adaptándose a las nuevas tecnologías de lo contrario no pueden seguir siendo competitivas.

“Nosotros sabíamos que teníamos que optimizar este proceso, sólo en Contabilidad teníamos una persona que destinaba un 80% de su tiempo a gestionar las planillas de rendiciones las cuales aumentaban mes a mes.

Hoy las rendiciones las estamos revisando en la misma semana en la cual gastaron, la información llega perfecta gracias a las validaciones de la plataforma, y hemos integrado Rindegastos a nuestro ERP, con lo cual hemos liberado el tiempo de un empleado al cual se le ha asignado tareas que generan más valor para la empresa.

Además como toda la información está respaldada en la nube hemos disminuido el uso de nuestro data center ”.

Con más de 20 años de trayectoria, la empresa de ingeniería paraguaya Domec brinda servicios integrales a profesionales y empresas en el desarrollo de proyectos, fabricación y montaje de estructuras metálicas para obras civiles comerciales, residenciales e industriales.

Como cuenta Ugo Oddone, su gerente de ingeniería, en busca de innovar y automatizar procesos aprovechando el uso de la tecnología móvil, la empresa vio en Rindegastos la solución a sus problemas con la rendición de dineros y se aventuró a incorporar esta aplicación a su gestión.

Antes de Rindegastos el proceso de rendición se realizaba completando planillas de Excel. Quienes se veían más perjudicamos en este proceso eran los trabajadores –principalmente cargos administrativos y el personal de terreno como choferes o jefes de cuadrilla– que realizan estas rendiciones utilizando fondos flexibles y caja chica.

El principal inconveniente, explica Odone, era que transcurría demasiado tiempo entre que se generaba el gasto y se recibían los documentos para ser procesados, como facturas, boletas o recibos. “Además, faltaba consistencia en la información entregada, no existía un estándar. Cada trabajador que debía rendir gastos cambiaba el formato, añadiendo o quitando información, lo que no se ajustaba a la política de gastos real de la empresa”, detalla.

Ugo comenta que la incorporación de Rindegastos al día a día de Domec ha sido bastante favorable. De hecho pensó que los usuarios demostrarían una mayor resistencia al cambio, sin embargo, se han adaptado a esta tecnología fácilmente. “A ellos les gusta la plataforma, porque es sencilla, la interfaz es sobria y está en español, a diferencia de otras soluciones extranjeras. Su integración es súper fácil, por eso fue sencillo de implementar, incluso alcanzando una cobertura de nivel regional”, dice.

En cuanto las ventajas que ha traído a Domec, destaca el impacto que Rindegastos ha generado en la gestión de los proyectos y los colaboradores involucrados. “Me parece excelente la plataforma, sobre todo porque el autoservicio para el deployment inicial está muy bien logrado”.

Por ejemplo, al iniciar un nuevo proyecto que va a requerir de asignación de recursos y rendición de gastos, se ha agilizado el proceso. “No es necesario apoyo externo si es que se necesita crear a alguien nuevo en la plataforma, se puede añadir fácilmente. Además, se pueden crear y eliminar usuarios según necesidades de un proyecto específico y solo se paga por usuario activo”.

Ugo menciona que una de las principales ventajas obtenidas con Rindegastos ha sido una mayor trazabilidad de las rendiciones, es decir, el completo seguimiento en línea que la empresa lleva ahora de los gastos, aprobaciones de montos y comentarios. Y, por supuesto, un mejor uso del tiempo de sus trabajadores.

Y concluye que las expectativas que tenía con la aplicación se cumplieron como lo esperaba y recomendaría su uso totalmente. “Hoy en Domec y gracias a Rindegastos tenemos todo este proceso digitalizado, eso es todo un logro. Y lo que más me gusta de la plataforma es la novedosa forma en que se integra la aplicación con los móviles, eso nos permite a todos trabajar on the go y desde el teléfono”, finaliza.

Con casi tres décadas de experiencia en el mercado inmobiliario, la Constructora Grevia SpA se ha especializado en la edificación habitacional en altura e institucional, destacando su trabajo en proyectos como la Facultad de Arquitectura, Arte y Diseño de la Universidad Diego Portales o el Edificio de Estudios Avanzados de la Universidad Católica de Valparaíso.

Durante el periodo 2016-2017 la constructora inició un plan de desarrollo estratégico a cinco años que busca implantar una nueva estructura empresarial. Esto trajo consigo diversos cambios en la administración y gestión de recursos, pero manteniendo el foco en la entrega de un servicio de calidad. Tal como lo indica Francisco Grez, gerente de operaciones de Grevia, “nuestra misión es ser siempre una empresa confiable, seria y comprometida con nuestros clientes y trabajadores”.

En busca de contar con una estructura operacional planificada que permita llevar adelante el trabajo de forma más profesional, la constructora identificó en su modelo de trabajo diversos flujos de gastos y responsables.

En ese contexto, explica Grez, “los tipos de gastos más comunes en la compañía son los provenientes de cajas chicas con fondo fijo flexible, es decir, aquellos que pueden superar el monto asignado en casos necesarios”. En Grevia la caja chica está presente en 4 áreas:

• Oficina
• Central
• Gastos Administrativos asignados a cada obra
• Gastos caja chica materiales en obra

En este último caso se debe considerar que en las obras de la constructora los responsables gestionar los dineros ante la compañía son los administradores de obra. Sin embargo, “los jefes de bodega son los que realizan los pedidos y, por lo tanto, los que hacen efectivo los gastos y rinden. Además, tienen gastos administrativos”, explica el gerente de operaciones.

El flujo, explica Grez, es el siguiente:

Jefe de obra (Rendidor) → Administrador de Obra (Aprobador 1) → Administración y Finanzas (Aprobador 2) → Contabilidad (Cierra informe)

Todo este proceso hace que para Grevia sea fundamental poder llevar un orden adecuado de estos gastos mes a mes, con el fin de hacer un uso eficiente de los recursos. Por eso la motivación de incorporar Rindegastos a su proceso.

Antes las rendiciones en Grevia se llevaban a cabo a través de una planilla de Excel. “Los dos principales problemas de este método es que, primero, se compraba más caro. Al comprar con caja chica los gastos en materiales son mucho más altos que al realizar compras centralizadas. Hay que considerar que a la fecha van rendidas más de 1.600 cajas en un período de dos años. A eso se suman los temas burocráticos, el papeleo, las planillas de Excel y la recopilación de boletas”, expresa Grez.

Por esa razón, Rindegastos se presentó como una herramienta para disminuir los tiempos y, sobre todo, tener un control más exhaustivo de la caja chica. De forma adicional, permitió llevar un mejor control sobre los roles y asignación de responsabilidades a cada miembro del equipo en torno a las compras.

Otra de las ventajas que destaca Grez es que la constructora ha integrado la aplicación con su software de gestión ERP, lo que les ha permitido eliminar la doble digitación al traspasar los datos al sistema, “es decir, los gastos se actualizan automáticamente en las cuentas contables”, detalla.

En relación a la puesta en marcha de esta nueva herramienta, el gerente de operaciones la evalúa como un proceso relativamente sencillo. Respecto a los desafíos, menciona que “fue una adaptación para los equipos entender la automatización del proceso, es decir, que ya no era necesario firmar los informes de manera física, ya que con la cuenta de usuario bastaba para entender la responsabilidad que tenían para efectuar o no la gestión”.

Respecto al equipo de contabilidad, Grez confiesa que en un comienzo “tenían un poco de susto y revisaban que toda la información que entregaba la nueva plataforma estuviera correcta. Después de revisar y confirmar por algún tiempo que los datos cuadraran, se relajaron y confiaron plenamente en el sistema por lo que no realizan más estas comprobaciones”.

Luego de dos meses, cuenta, todo estaba en orden. Es lo que él define como la típica resistencia al cambio. Por último, si abordamos los beneficios, lo que más destaca Grez es la automatización: “con esta herramienta se conoce inmediatamente cuánto se ha gastado en materiales, locomoción, gastos de aseo y otros. Eso permite evaluar y comparar con otras obras y de forma histórica cómo se están planificando los gastos”. Para él, la plataforma superó las expectativas que tenía y lo más importante ayudó a enfrentar como el mejor aliado las necesidades de la empresa en su proceso de crecimiento.

Una experiencia turística innovadora e inolvidable. Esa es la principal oferta de valor tras Antarctica21, empresa de turismo chilena que desde 2003 organiza viajes de aventura al continente blanco, cruzando el Mar de Drake a través de expediciones en sus aero-cruceros.

Como empresa de turismo, sus potenciales clientes se encuentran alrededor de todo el mundo, por lo que para esta empresa es indispensable contar con un equipo de profesionales con presencia internacional. “Nuestros equipos están ubicados en varios países: disponemos de Sales Managers que viajan por negocios constantemente para presenciar las ferias internacionales de turismo donde está presente nuestra marca y también para visitar a nuestros clientes, agencias de viajes y operadores especializados en los principales mercados del mundo”, explica Francesco Contini, Executive Vice President del área Sales and Marketing de Antarctica21.

Por esta razón, la tecnología es una herramienta clave para que los equipos en viaje se mantengan siempre conectados con la empresa y desarrollar de mejor forma su trabajo. Y una de las plataformas con las que ya cuenta Antarctica21 es Rindegastos ya que “nos permite procesar las rendiciones de nuestros equipos de forma rápida y eficiente, sin importar el país en el que estén”, detalla Contini.

Por la naturaleza del negocio, Antarctica21 se encuentra desplegada en varios puntos de Chile y el mundo: su oficina de Administración y Finanzas se encuentra en Punta Arenas y la oficina comercial en Santiago, además de profesionales presentes en Argentina, Estados Unidos, Canadá, Holanda, China y Australia, entre muchos otros países.

Desde los directores y vicepresidentes, hasta los gerentes de áreas y los equipos comerciales desplegados en terreno, todos ellos realizan rendiciones de gastos.

Antes de implementar Rindegastos, todas las rendiciones se gestionaban a través de un formulario Excel. “El documento junto a los recibos escaneados se enviaban por correo y, finalmente, se procesaban físicamente en la oficina de Punta Arenas. Es decir, cada rendición terminaba en un envío físico. Entonces, para las personas que no estaban ubicadas en Punta Arenas, ese paquete tenía que viajar por correo”, recuerda el Executive Vice President de Sales and Marketing.

Es decir, se trataba de un proceso complejo, poco eficiente, lento y junto a eso de alto valor, sobre todo si se consideran los costos asociados a los envíos mensuales de estas rendiciones.

Luego de que Antarctica21 experimentara un crecimiento del negocio y, por tanto, de sus equipos profesionales, las rendiciones a través de formulario Excel dejaron de ser una solución viable para este proceso.

De esta forma, explica Contini, llegaron a Rindegastos, ya que “con el crecimiento de la empresa decidimos buscar una manera más eficiente de procesar las rendiciones. Se esperaba implementar un sistema más rápido y con una menor probabilidad de errores”.

Lo más destacable es la rápida y sencilla implementación que tuvo la aplicación móvil dentro de la compañía, donde los colaboradores en terreno estaban felices de poder trabajar en forma más rápida y eficiente.

Aquí fue clave el rol del equipo de Administración y Finanzas, que “nos apoyó durante toda la implementación y sigue siendo de gran apoyo cuando hay casos puntuales donde el procedimiento de rendición regular necesita alguna modificación”, declara el ejecutivo de Antarctica21.

Hoy, gracias a Rindegastos, los trabajadores de esta empresa tienen la posibilidad de procesar tres tipos de rendiciones a través de la aplicación, en pocos clics, de forma 100% online y en cualquier parte del mundo:

• Rendición de tarjeta de crédito corporativa en pesos chileno
• Rendición de tarjeta de crédito corporativa en dólares americanos
• Y rendición en efectivo

Estas últimas, cuenta Contini, pueden realizarse por gastos pagados con efectivo que la empresa adelanta, o por gastos pagado con tarjeta de crédito personal.

Antes de Rindegastos, por ejemplo, si durante la revisión de una rendición un ejecutivo del área de Finanzas quería cambiar un centro de costo mal aplicado, se requería que el colaborador actualizara la rendición y la presentara de nuevo. Hoy, con Rindegastos, esta modificación se puede hacer durante el proceso de revisión y con tan solo un par de clics. Es decir, un proceso mucho más rápido y más sencillo.

Por eso, en palabras de Contini, la incorporación de Rindegastos a Antarctica21 trajo consigo grandes beneficios para la empresa: procesos de rendición más eficientes, rápidos y precisos. Además, en la práctica, no solo se han reducido los tiempos que los trabajadores demoran en realizar y procesar las tareas de rendición, sino que además han disminuido los gastos destinados al envío de las rendiciones y han disminuido los errores.

Y, por si fuera poco, el Executive Vice President de Sales and Marketing añade un beneficio más que la app trajo a los equipos: “También disminuyó el estrés asociado para los trabajadores, por ejemplo, por perder las boletas u olvidar solicitar el recibo de los taxis”.

Los que más han ganado también han sido los viajeros de negocios de Antarctica21, que únicamente deben tomar fotos de sus recibos con sus smartphones y pueden llevar un registro de sus recibos de forma cronológica, lo que hace muy sencillo para los equipos de Finanzas procesar la rendición.

Para finalizar, Contini concluye con datos que hablan por sí solos: “hoy, con Rindegastos, reparar una rendición toma menos de la mitad del tiempo que tomaba antes; y procesar una rendición toma 25% menos del tiempo que tomaba antes. Junto con eliminar los gastos de envío relacionados a las rendiciones”.

Marcela Herrera, Jefa de Cuentas por Pagar de Engie Services, lleva once años en la empresa, hoy está a cargo de pago de proveedores internos y externos, donde realiza las planificaciones para pagos de rendiciones, caja chica, y también pago de facturas, entre otras cosas. Una tarea no menor si se considera que en esta empresa, proveedora de soluciones integrales de suministro y servicios energéticos, casi todos realizan rendiciones. ¿Los ítems más recurrentes? Alimentación y transporte.

Marcela, nos cuenta que antes de Rindegastos la empresa tenía un sistema interno desarrollado por un programador para Engie Services. “Era básico, porque cubría las necesidades que tenía la empresa hace 10 años atrás. En ese entonces no podíamos adjuntar documentos; no había trazabilidad del proceso, es decir, el usuario no tenía cómo conocer la etapa del proceso en que se encontraba una rendición; la reportabilidad era nula y no había actualizaciones automáticas por lo que había que ingresar información para que se fuera actualizando el sistema. Además, hacer cualquier mejora significaba incurrir en un gasto extra, porque implicaba desarrolladores externos”, aclara.

A esto se sumaba como problema frecuente el extravío de los respaldos de las rendiciones. “Nuestra empresa tiene oficinas en todo Chile por lo que el riesgo de extraviar los documentos era altísimo y al no tener respaldo físico del gasto éste no podía rendirse”.

El sistema con el que contaba Engie Services no era muy amigable ya que, si la información no era guardada correctamente, no había como recuperarla y los datos como los centros de costos de las áreas había que ingresarlos manual.

De esta manera, con el antiguo sistema el proceso de rendición se hacía engorroso, ya que podía demorar fácilmente 10 días, tal como relata Marcela, “el usuario enviaba la rendición por correo electrónico, la jefatura debía aprobarla, cuando eso ocurría se enviaba a recepción y ellos me la derivaban a mí para el pago. Si no se aprobaba, se devolvía y se reiniciaba todo el proceso”.

Marcela reconoce el valor humano, la buena disposición y el profesionalismo de los ejecutivos de Rindegastos, cualidades que destacan en un proceso de implementación como este. “La implementación fue muy amigable para nosotros. Justo se nos ocurrió cambiar la plataforma de rendiciones, en el mismo momento que partimos con SAP R/3. Pero los profesionales de Rindegastos tuvieron la mejor disposición, sabían a lo que venían y tenían experiencia con SAP, por lo que nos apoyaron mucho con la migración a este sistema. Ellos se encargaron de todo, lo único que nos pidieron fue la información básica para armar el procedimiento. Tanto el proceso como la capacitación fue muy expedita”.

En relación a las dificultades que pudieron experimentar los usuarios de la plataforma, la ejecutiva de Engie Services comentar que “no hubo resistencia en los trabajadores, al contrario, ya que a esta plataforma puedes acceder desde cualquier navegador o a través de su aplicación móvil y lo único que necesitas es tu cuenta de usuario y password. Entonces ha sido mucho mejor para todos”, asegura.

Al consultarle a Marcela por los puntos más positivos de la plataforma, indica que esta tiene muchas herramientas para hacer más expedita la rendición. De hecho, con Rindegastos el trámite demora unos 5 días en promedio, la mitad del tiempo utilizado con el sistema anterior. Pero, lo más valorable para esta ejecutiva tiene relación con las ventajas que tiene esta plataforma. “La reportabilidad y trazabilidad son excelentes. Por ejemplo, puedes bajar el reporte completo de un usuario y ver en detalle los movimientos de rendiciones y si le está dando correcto uso a sus fondos. También puedes detectar quién tiene más gastos en alimentación o quién es el que más gasta en combustible, entre muchas otras cualidades”.

Y sobre la trazabilidad, Marcela asegura que esa herramienta “nos ha servido mucho para administrar las solicitudes de nuestros clientes internos ya que el mismo usuario que rinde puede hacer seguimiento de las etapas de su rendición en la misma plataforma”. Pero no solo los usuarios internos se han visto favorecidos por la implementación de Rindegastos, también agentes externos. En este sentido, Marcela comenta que “en las auditorías nos ha facilitado mucho el proceso ya que nos permite darle acceso a los auditores para que consulten directamente la información, actividad que antes nos demandaba mucho tiempo”.

“En general, antes teníamos que estar pendientes del proceso de rendiciones y hoy funciona de manera automática, lo que nos da una mayor tranquilidad y nos permite dedicarnos a otros temas de nuestra área”.

Liz Minelli se ha hecho un nombre en el mercado femenino mexicano, desde que irrumpió en 1992 con su primera boutique de exclusivos diseños de vestuario en Ciudad de México. Hoy cuenta con 173 sucursales en el país azteca y 4 en Guatemala.

La administradora de esta empresa Beatriz Hernández lleva cuatro años supervisando el área de viáticos y, por lo tanto, está directamente relacionada con la rendición de gastos.

Para ella, la incorporación de Rindegatos no solo ha significado agilizar el proceso de recuperación de comprobantes sino también contar con información clave para adoptar medidas comerciales.

Los supervisores y auditores de sucursales son los que rinden prioritariamente en esta empresa y lo hacen de manera recurrente, pues viajan muy seguido para fiscalizar la operación de las tiendas emplazadas en distintos estados de México.

Antes de implementar la solución tecnológica, cada trabajador entregaba sus comprobantes de manera física, cada quince días y los pagos de consumo no siempre se realizaban con la tarjeta de crédito corporativa, lo que impedía a la empresa deducir impuestos de estos gastos.

“Con Rindegastos el tiempo de recuperación de comprobantes se ha reducido en un 50%, pues se les pide a los empleados cargar sus comprobantes una vez a la semana. Además, la plataforma fue configurada para aceptar documentos de pago asociados solo a la tarjeta de crédito de la empresa. Si un gasto es cancelado con otro medio, automáticamente la plataforma no lo sube porque no es compatible con lo autorizado y, por lo tanto, no es reembolsable”, explica Beatriz Hernández. De esta manera, se ha logrado aumentar el número de gastos de consumo deducibles de impuestos al establecer mediante la plataforma una política clara de rendición de gastos.

Además de las utilidades propias de esta solución tecnológica, la administradora de Liz Minelli resalta la reportabilidad de Rindegastos y sus beneficios. “Desde el momento en el que descargas la información, puedes procesarla de la manera que más te acomode y diseñar tus informes como prefieras. Como manejamos tantas sucursales, decidimos configurar la plataforma para que pudieran asociarse los gastos a cada sucursal y esto no implica ninguna demora, porque el usuario no tiene que teclear, solo escoger la tienda correspondiente. Esto, al final del día, nos marca qué estado nos cuesta más y el análisis de esa información nos permite tomar decisiones comerciales”, asegura.

Y no solo aporta datos para tomar decisiones internas. “Gracias a Rindegastos detectamos cuánto era la cantidad de dinero que estábamos gastando realmente en Uber y en base a eso gestionamos un acuerdo comercial para implementar Uber Empresas de manera más conveniente”, explica Beatriz.

La administradora de Liz Minelli asegura que, considerando los beneficios que aporta la plataforma, Rindegastos es mucho más rentable.

Cuando decidieron automatizar el procedimiento de la rendición, “estuvimos revisando una plataforma estadounidense, pero no tenía versión en español. Además, queríamos que funcionara desde el teléfono, para que el gasto se pudiera rendir en cuanto se realizara”, explica la contadora. En este sentido, Rindegastos ofrecía todos los requerimientos necesarios para cubrir las necesidades de la empresa.

Agrega que “como el sistema está integrado a ERP, me facilita muchísimo el procedimiento. Al tener toda la información en un mismo lugar, ya no tengo que revisar dos veces. Para mí ha implicado una reducción en los tiempos del proceso, porque Rindegastos lo simplificó”, agrega la profesional.

Pero eso no es todo. Por disposición legal, el comprobante fiscal digital por internet mexicano (CFDI) debe emitirse con dos componentes obligatorios: un archivo XML y otro PDF. Ambos, son siempre requeridos por el servicio de impuestos de ese país y para reportarlos estos deben ser descargados y luego subidos al registro respectivo.

Para solucionar este embrollo, Rindegastos implementó en Liz Minelli una solución eficiente y mucho más rápida. “Se habilitó el correo electrónico recibos@rindegastos.com para reenviar allí los mail con los comprobantes en sus dos versiones. Una vez reenviado, quedan automáticamente recepcionados en la plataforma, que carga la fecha, monto, folio y el concepto por el cuál viene la factura, lo que agiliza la recuperación de los comprobantes y finalmente el reporte de los gastos”, comenta Beatriz y agrega “esto ha sido un beneficio extraordinario para todos los usuarios. El 90% de los proveedores con los que trabajamos envían a tu correo una factura pdf y xml, y en segundos llega otro mail informando que los gastos han sido cargados. Así el cierre mensual me toma 3 días en lugar de 10 o 12, que ocupaba antes, al hacerlo de forma manual en un excel”.

Los ítemes más rendidos por supervisores y auditores en esta empresa, son productos de consumo, transporte y hospedaje. Si bien hubo resistencia inicial del personal a realizar el trámite de manera digital, Beatriz asegura que este cambio tecnológico los “ha hecho crecer como empleados, porque lo que hoy en día sucede, y que ellos antes no hacían, es que tienen que revisar y conocer su comprobante antes de subirlo a la plataforma para así evitar errores”.

Ultramar tiene operaciones en 17 países y más de 15 mil colaboradores repartidos en sus empresas del rubro marítimo-portuario, naviero, logística industrial y servicios integrales en terminales y operaciones.

Hipólito Soto, Subgerente de TI Corporativo de Ultramar, nos cuenta que, por la cantidad de rendiciones de gastos que se hacían mensualmente y la búsqueda de la digitalización en la mayoría de las labores del grupo empresarial, buscaron una opción a la tediosa tarea de rendir y revisar los gastos de forma manual, decidiendo utilizar Rindegastos para la digitalización del proceso.

En Ultramar se lleva trabajando en la digitalización desde hace mucho tiempo. Estaban buscando constantemente formas de complementar su trabajo y automatizar áreas que puedan optimizarse a través de la digitalización de sus procesos, tal como lo hicieron con sus rendiciones de gastos gracias a Rindegastos. Respecto a este proceso específico, Hipólito cuenta, “cuando se hizo la evaluación teníamos varias alternativas, es un proceso sencillo, pero no es operacionalmente fácil. Pensamos en desarrollar un sistema nosotros, pero la capacidad para realizar algo así se nos hizo difícil.” Así, Hipólito, muestra el interés y necesidad que tenían como empresa de encontrar una opción al papeleo manual y la burocracia tradicional que generan las rendiciones de gastos, describiendo un camino que se les hizo difícil de recorrer en un principio. Al cabo de un tiempo e investigación, y como nos cuenta Hipólito, en Ultramar conocieron “Rindegastos en una empresa que ya tenía el servicio. Revisamos los costos, y Rindegastos estaba a años luz de lo que nosotros podíamos desarrollar y con un costo no elevado.” Por lo que tomaron la decisión de comenzar con nuestro software para digitalizar todas las rendiciones de gastos en la empresa. La facilidad y éxito que les ha presentado Rindegastos les permite hoy tener “400 informes, que son más de 1500 gastos rendidos con él software”.

Al decidirse por Rindegastos, se comenzó el proceso para implementar el software e integrarlo a todos los servicios que ya se usaban dentro de Ultramar. Hipólito cuenta con agrado que “el proceso de integración fue bastante rápido, en 3 semanas ya estábamos rindiendo con la app, y la ayuda que tuvimos a nivel soporte ha sido muy provechosa.”

Siempre existe un miedo por parte de quienes manejan estos procesos ya que al implementar nuevos softwares surge la duda de si todos los colaboradores se adaptarán bien a ellos. Siendo esta la situación, Hipólito nos contó que “incluso quienes no son nativos digitales son capaces de manejar la app y el software de forma sencilla.” Por otro lado, al conversar sobre las capacitaciones, Hipólito cuenta que en Ultramar “todos hablan maravillas de la plataforma por lo fácil que es adecuarse. Cuando montamos sistemas el change management es importante, a todos nuestros usuarios les hicimos una capacitación de 30 minutos, y no se necesitó nada más.”

En Ultramar tardaban 30 días en el proceso de rendiciones de gastos desde el inicio hasta el final, hoy su tope es de siete días y no deben respaldar boletas ni generar papeleo, la app hace todo de forma automática. La integración, como cuenta Hipólito, fue decisiva en la mantención e implementación total del servicio de Rindegastos ya que superaron “la debilidad tecnológica y generamos valor agregado generando reportes e informes que esperábamos generar una vez al mes, ahora lo tenemos cada cinco minutos y los puedo ver donde sea.”

Es un proceso que, en conjunto, tardamos solo un mes, trabajando con calma. “La documentación es bastante clara y buena, la API es buena, solo debemos revisar las nuevas versiones de su librería, para adaptarnos.”

En Rindegastos creemos fielmente en la eliminación y el reciclaje de la papelería innecesaria, como lo son boletas, informes y más. Por eso trabajamos en la digitalización del proceso de rendiciones completo y apuntamos a lograr nuestro propósito GoGreen. Hipólito nos cuenta que en Ultramar, “desde mediados del 2019, empezaron a eliminar los papeles en la empresa, había informes y no queríamos que ese trabajo siguiera siendo así. Necesitábamos que toda la información estuviera dentro del sistema, respaldada y lista para entrar al flujo de trabajo. Ya no es necesario firmar papeles, solo el respaldo fijo, y con el oficio del SII, nos libramos de toda papelería”.

En Ultramar la digitalización ha sido un éxito, Hipólito, con alegría, nos cuenta que “hoy en día solo tenemos una persona haciendo las revisiones de las políticas y gastos. La plataforma la tenemos limpia. El jefe de área aprueba y luego la persona de políticas revisa y aprueba o rechaza.”

Se logró con éxito la integración total con su sistema ERP, facilitando la generación de informes, respaldo y revisión de estos, además de eliminar la papelería que se genera en el proceso de rendiciones manual.

Rindegastos se adapta 100% a tu empresa y vuelve fácil y rápido el proceso de rendiciones de gastos.