Hace más de 50 años que Coagra tiene una misión: entregar soluciones a la empresa agrícola y contribuir en el desarrollo de la agricultura chilena.

Patricia Zamorano, Jefa de área de control de proveedores, explica que el crecimiento de la empresa con nuevas sucursales abriendose a lo largo de todo el páis y la incorporaciones de nuevas personas a los equipos comerciales, hizo casi imposible manejar el proceso de rendiciones de gastos “como siempre”; en excel. En ese momento supo que tenía que buscar una alternativa y llegó Rindegastos.

Por años pensamos que era normal llevar este proceso en excel y vivir con los problemas de siempre: tiempos eternos en las revisiones de informes y no saber en donde estaban o quién los tenía.

“Manejamos muchas sucursales y ejecutivos comerciales a lo largo de Chile y los jefes o gerentes no siempre están disponibles para aprobar las rendiciones. Antes de Rindegastos tenía que esperar a que me llegaran todos los informes para partir revisando y me demoraba 21 días en procesar y pagar una rendión de gastos. Ahora me demoro menos de 8 días, los usuarios están muy contentos”.

Con Rindegastos pude digitalizar y optimizar por completo el proceso de rendiciones, también tienen una aplicación móvil muy fácil de usar y le permite a los usuarios ganar tiempo y avanzar con sus rendiciones. La idea es darle una herramienta para hacer este proceso más rápido y que se puedan concentrar en su trabajo  y no en andar guardando boletas, completando excels y llamando para saber en donde están sus rendiciones o cuando les vamos a pagar.

Siempre escuchamos que es complicado cambiar la forma de hacer las cosas y más aún si es un proceso que se hace de la misma manera hace años.

“Al principio tuve miedo de que los usuarios no fueran a utilizar la plataforma y que siguieran usando el excel pero decidimos, junto a nuestro equipo, que teníamos que cambiar. Partimos con el 25% de los usuarios el primer mes y nos fue excelente. Los usuarios al principio le decian Rindegastos, ahora le dicen “Rindefácil”

Además de agilizarnos el proceso de revisión y de pago a los empleados nos hemos sorprendido con todo el tiempo que hemos ganado al automatizar el proceso; “todos los informes tienen un folio único y puedo ingresarlo en la plataforma y ver toda la trazabilidad del informe de gastos; quién aprobó o rechazó gastos y sus comentarios. Además, dejo mensajes de respaldo y se mandan correos automáticos a los usuarios, todo en el mismo lugar”.

Estamos muy contentos con el cambio en el proceso, antes teníamos 3 personas dedicadas tiempo completo a revisar, procesar, contabilizar y pagar las rendiciones, y ahora tenemos solo 2.

Co-Work es una aceleradora de negocios regional, sustentada en espacios de trabajo inspiradores y comunidades de personas apasionadas por lo que hacen.

Sebastián O´ryan, CEO & Fundador de Co-Work, nos explica que: “A mi me motiva encontrar personas que quieran ser parte de un ambiente distinto y de generar espacios para desarrollar comunidades. Me gusta el concepto de cambiar el mundo mediante la colaboración entre las personas.” ¿Qué tiene esto que ver con el proceso de rendiciones de gastos? Absolutamente nada. Sin embargo, es un proceso necesario para que sus sucursales funcionen y puedan justificar sus gastos.

Actualmente tenemos varias sucursales y todas tienen una caja chica que se rinde mensualemente, es bastante simple el proceso: comprar, guardar comprobante, esperar a fin de mes, completar excel, imprimir, pegar documentos, sacar vistos buenos y mandar a contabilidad. No es bueno ni malo, simplemente es la alternativa que conocía hasta que me presentaron Rindegastos. “En ese momento me di cuenta que tenía una alternativa a la forma manual de hacer las cosas y vi lo lento que era llevar el proceso en excel. Además, levantar la información de quién gastaba o qué cosas se compraban era bastante complicado”.

Al principio siempre es complicado convencer a las personas de cambiar y, más aún, cuando involucra agregar un factor tecnológico que la gente desconoce. Además, nosotros tenemos una sucursal en Puerto Montt y no es fácil hacer las cosas a la distancia.

“Me gusto el apoyo que tuve para implementar el servicio en nuestra empresa, si bien somos 20 usuarios, salió todo muy bien y los usuarios se cambiaron a Rindegastos de inmediato”.

Personalmente creo que digitalizar el proceso de rendiciones de gastos es un acierto, más aún si buscas tener un mayor control y visibilidad de los gastos. “Nosotros no rendimos mucho dinero, ni tampoco tenemos muchas personas haciendo gastos, pero lo que si necesitamos, es poder acceder a revisar esa información y controlarla. Además, pude estandarizar el proceso y darle reglas claras a los usuarios. Un golazo.”

Empresas Socovesa participa activamente en el mercado de las casas, oficinas y departamentos. Somos el mayor grupo inmobiliario multimarca y multisegmento, con 50 años de experiencia en el mercado nacional.

Loreto Reyes, Jefa UCS, nos cuenta la realidad de manejar todas las rendiciones y cajas chicas de forma manual de Almagro, Socovesa, Inmobiliaria Pilares y otras empresas del grupo. La respuesta: casi imposible. “Imagínense que cada obra que vean en construcción o proyecto inmobiliario en venta, es una caja chica que tiene que ser rendida semanalmente y todo tiene que ser revisado lo más rápido posible por que no se puede parar; hay cosas urgentes que comprar y plazos que cumplir”.

En el rubro de la construcción todo es para ayer y siempre surgen imprevistos, estos se traduce en compras de materiales o productos necesarios en el momento. No se puede atrasar la obra y hay que avanzar. Esta situación nos lleva al manejo de las cajas chicas y el proceso de rendiciones de gastos. “Llevar el proceso de forma manual me signficaba tener 4 personas todo el día revisando papeles, viendo planillas en excel, haciendo seguimiento a los informes y sacando pagos. No es tarea fácil; recibimos aproximadamente 200 informes semanales y lográbamos pagar el 80% del total de los informes, el resto eran devueltos por falta de información o errores de digitación”.

Estuvimos buscando harto tiempo formas de mejorar el proceso y hacerlo más fácil, inventamos una serie de políticas de gastos pero al final era muy díficil hacer que las personas las cumplan. En ese momento llegó Rindegastos y nos presentaron una idea que calzaba con lo que buscabamos: digitalizar y optimizar el proceso por completo.

Tenía miedo de cambiarle la forma de hacer las cosas a los administrativos de obras, hay que entender que algunos son personas mayores y llevan años haciendo las cosas de la misma manera. Además, somos una empresa con muchas cajas chicas y casi todos pueden rendir gastos y no solo en Santiago, tenemos operaciones a lo largo de todo Chile.

“Partimos implementando en Almagro y solo con obras en Santiago, me acuerdo que partimos con unos 80 usuarios el primer mes. El miedo se me fue con el feedback de los usuarios; les encantó. Podían ver quién tenia que aprobar su rendición, saber cuando les íbamos a pagar y hacer todo el seguimiento en un solo lugar. Esto nos motivó y en 2 a 3 meses logramos tener a todas las empresas 100% operativas”.

Las empresas tiene que ir cambiando y hacer más eficientes sus procesos y creo que logramos hacerlo para las rendiciones de gastos. “Tenemos una plataforma que nos estandariza el proceso, lo hace más ordenado y tengo visibilidad de todo lo que pasa. Además, estamos pagando el 98% de los gastos rendidos y logramos reducir el equipo de 4 personas a solo 1”.

Por más de 35 años Sitrans se ha encargado de ofrecer servicios de excelencia dedicados a satisfacer los requerimientos logísticos relacionados a la industria marítima para importadores, exportadores y compañías navieras en Chile.

Martín Edwards, Subgerente de Finanzas, nos cuenta su experiencia en el área al controlar el proceso centralizado de los fondos fijos, cajas chicas de las sucursales en todo Chile y filiales, y las rendiciones y fondos por rendir del personal que va a terreno. “Para el área contable y tesorería no era fácil darle una respuesta efectiva a los jefes administrativos de las sucursales cuando nos preguntaban ¿En dónde está mi rendición de caja chica, se contabilizó? ¿Le falta algún visto bueno? ¿Cuánto falta para que se pague?” Simplemente no se podía entregar información fidedigna y rastrear las rendiciones con el gran volumen que recibimos centralizadamente en Santiago. Había una doble digitación de las imputaciones contables y se perdía mucha información de la glosa de los gastos para el análisis. Antes de Rindegastos todas las rendiciones de la empresa tenían un formato en Excel, el que se respalda con los documentos y respaldos físicos. Se revisaba manualmente una a una para encontrar la rendición mencionada, y todo esto en el mejor de los casos; que era que hubiese llegado”.

En las empresas de logística la operación es la clave; optimizar procesos, levantar información relevante en el momento oportuno y poder brindar soluciones efectivas. “Nuestros procesos internos tienen que ser impecables y seguir la misma línea de eficiencia que la operación en los tiempos de hoy. Tenemos más de 200 personas moviéndose por Chile y todos son potenciales rendidores. Al llevar el proceso en excel y de forma manual se hace todo muy lento y no hay trazabilidad de la información. Antes de Rindegastos teníamos al menos a 1 persona full time revisando rendiciones, contabilizando, sacando análisis de cuentas y atendiendo correos o llamadas para brindar información del status de las rendiciones. Es bastante lógico, las personas quieren saber cuándo les van a devolver el dinero y si le aprobaron o no los gastos cuando es dinero gastado de su propio bolsillo”.

Creo que las empresas deben estar en constante búsqueda de herramientas tecnológicas que permitan optimizar sus procesos administrativos. Hoy tenemos teléfonos móviles inteligentes, aplicaciones, internet, GPS, y miles de herramientas extras para poder ser efectivos; sólo hay que buscar las que se acomodan a tus necesidades como empresa. Es por eso que cuando se nos presentó la opción de cambiar el excel por una plataforma digital, evaluando múltiples mejoras como - ahorro en tiempo, mejor información y de mayor calidad, mayor control evitando duplicidad de gastos rendidos, evitar pérdidas de IVA costo, entre otros- no lo dudamos y partimos de inmediato.

Por lo general, implementar nuevas plataformas o cambiar la forma de llevar un proceso, no es fácil. Al principio estaba preocupado de cómo iba a ser la recepción de los usuarios pero tenía fe en lo fácil de usar que es Rindegastos, por eso partimos con un piloto que resultó más fácil de lo que esperábamos.

“La implementación salió muy bien; le comunicamos a todos los empleados los cambios en el proceso, resaltamos los beneficios de la plataforma y les enseñamos a usarla desde el celular y computador. Partimos el primer mes con 50 o 60 usuarios y en tres meses teníamos casi toda la empresa arriba y operativa. Me han contactado de varias empresas para pedirme referencias y casi todas me preguntan lo mismo: “¿Cuánto se demora la implementación y cuál es el feedback de los usuarios?” Algo crítico en los cambios tecnológicos. Siempre les respondo lo mismo: un par de días en configurar la plataforma y a los usuarios les encanta, les permite ser ordenados y llevar un control. A nadie le gusta perder el tiempo persiguiendo al jefe para la firma”.

El mercado es cada vez más competitivo y la revolución digital del mundo y las empresas es un hecho, hay que subirse al carro de la tecnología y la innovación para ser más eficientes. Sino quedas fuera del mercado.

“Logramos digitalizar y optimizar el proceso de rendiciones de gastos por completo y, a través del celular, le dimos una herramienta a los usuarios para que sea más fácil y rápido enviar sus rendiciones y revisar los informes de gastos. Con las herramientas de revisión y validación digital, correos automáticos a usuarios, integración directa al ERP y varias cosas más, logramos disminuir la carga laboral en un 50%. Además, levantamos información de los gastos y podemos llevar un control completo. Podemos optimizar los montos de los fondos fijos, ver en que se está gastando la plata y buscar oportunidades de ahorro. Ahora último estamos revisando los viajes que se hacen entre las sucursales de la zona centro y estamos evaluando un sistema de Car Pooling para ahorrar gastos en transporte. Debemos innovar y seguir buscando productividad en nuestros procesos constantemente”.

Desde el 2013 Financiera OH! es la entidad que administra las tarjetas de crédito de toda la cadena retail del Grupo Interbank (InRetail). El Grupo Interbank está dedicado al rubro de la banca y seguros, retail, hotelería, restaurantes, inmobiliarias, educación, administración, lotería y cines.

Jorge Luis Ching, Sub Gerente de ERP y Canales, nos cuenta su experiencia manejando las rendiciones, cajas chicas y fondos por rendir de más de 250 personas repartidas en 70 sucursales en Perú. “El proceso de rendiciones era muy lento y la información que recibía el área de Contabilidad era insuficiente y heterogénea. Las rendiciones tardaban 2 semanas en llegar a ser revisadas y si se encontraban errores en las planillas de gastos de provincias (fuera de Lima), estos informes debían ser devueltos para su corrección, lo cual demoraba mucho el proceso”.

Las rendiciones las hacían en una planilla, la cual debían de imprimir y luego buscar las aprobaciones de sus jefes; pero los rendidores (Supervisores de Agencia) estaban constantemente moviéndose entre sucursales por lo que las rendiciones las hacían semanas más tarde cuando volvían a su oficina. El mismo problema lo teníamos en el flujo de aprobación, donde los encargados de aprobar los gastos podrían estar varios días fuera de la oficina por lo que las rendiciones quedaban paradas hasta que ellos regresen.

Modificar aquellos procesos que la gente lleva haciendo por años de la misma forma suele ser difícil. Más aún si la empresa que nos ofrecía este cambio estaba en otro país y no contaba con oficinas en Perú.

Por lo mismo decidimos implementar el servicio de forma escalonada, donde el primer mes inscribimos 50 usuarios los cuales fueron capacitados via Skype (Video-Conferencia). El segundo mes otros 100 usuarios y al tercer mes ya teníamos toda la empresa usando Rindegastos.

“Todo salió muy bien, ni siquiera necesitamos capacitar a todos los usuarios, estos le preguntaban a los usuarios que habían sido capacitados o simplemente seguían los manuales. Los usuarios ahora pueden rendir o aprobar los gastos desde cualquier lado usando la App, ¡Eso les encanta!. Ya no tienen que llenar toda la información de forma manual sino que solo van seleccionando las opciones configuradas y la plataforma les avisa si están incumpliendo las políticas de la empresa”.

Las empresas deben de ir adaptándose a las nuevas tecnologías de lo contrario no pueden seguir siendo competitivas.

“Nosotros sabíamos que teníamos que optimizar este proceso, sólo en Contabilidad teníamos una persona que destinaba un 80% de su tiempo a gestionar las planillas de rendiciones las cuales aumentaban mes a mes.

Hoy las rendiciones las estamos revisando en la misma semana en la cual gastaron, la información llega perfecta gracias a las validaciones de la plataforma, y hemos integrado Rindegastos a nuestro ERP, con lo cual hemos liberado el tiempo de un empleado al cual se le ha asignado tareas que generan más valor para la empresa.

Además como toda la información está respaldada en la nube hemos disminuido el uso de nuestro data center ”.

Con más de 20 años de trayectoria, la empresa de ingeniería paraguaya Domec brinda servicios integrales a profesionales y empresas en el desarrollo de proyectos, fabricación y montaje de estructuras metálicas para obras civiles comerciales, residenciales e industriales.

Como cuenta Ugo Oddone, su gerente de ingeniería, en busca de innovar y automatizar procesos aprovechando el uso de la tecnología móvil, la empresa vio en Rindegastos la solución a sus problemas con la rendición de dineros y se aventuró a incorporar esta aplicación a su gestión.

Antes de Rindegastos el proceso de rendición se realizaba completando planillas de Excel. Quienes se veían más perjudicamos en este proceso eran los trabajadores –principalmente cargos administrativos y el personal de terreno como choferes o jefes de cuadrilla– que realizan estas rendiciones utilizando fondos flexibles y caja chica.

El principal inconveniente, explica Odone, era que transcurría demasiado tiempo entre que se generaba el gasto y se recibían los documentos para ser procesados, como facturas, boletas o recibos. “Además, faltaba consistencia en la información entregada, no existía un estándar. Cada trabajador que debía rendir gastos cambiaba el formato, añadiendo o quitando información, lo que no se ajustaba a la política de gastos real de la empresa”, detalla.

Ugo comenta que la incorporación de Rindegastos al día a día de Domec ha sido bastante favorable. De hecho pensó que los usuarios demostrarían una mayor resistencia al cambio, sin embargo, se han adaptado a esta tecnología fácilmente. “A ellos les gusta la plataforma, porque es sencilla, la interfaz es sobria y está en español, a diferencia de otras soluciones extranjeras. Su integración es súper fácil, por eso fue sencillo de implementar, incluso alcanzando una cobertura de nivel regional”, dice.

En cuanto las ventajas que ha traído a Domec, destaca el impacto que Rindegastos ha generado en la gestión de los proyectos y los colaboradores involucrados. “Me parece excelente la plataforma, sobre todo porque el autoservicio para el deployment inicial está muy bien logrado”.

Por ejemplo, al iniciar un nuevo proyecto que va a requerir de asignación de recursos y rendición de gastos, se ha agilizado el proceso. “No es necesario apoyo externo si es que se necesita crear a alguien nuevo en la plataforma, se puede añadir fácilmente. Además, se pueden crear y eliminar usuarios según necesidades de un proyecto específico y solo se paga por usuario activo”.

Ugo menciona que una de las principales ventajas obtenidas con Rindegastos ha sido una mayor trazabilidad de las rendiciones, es decir, el completo seguimiento en línea que la empresa lleva ahora de los gastos, aprobaciones de montos y comentarios. Y, por supuesto, un mejor uso del tiempo de sus trabajadores.

Y concluye que las expectativas que tenía con la aplicación se cumplieron como lo esperaba y recomendaría su uso totalmente. “Hoy en Domec y gracias a Rindegastos tenemos todo este proceso digitalizado, eso es todo un logro. Y lo que más me gusta de la plataforma es la novedosa forma en que se integra la aplicación con los móviles, eso nos permite a todos trabajar on the go y desde el teléfono”, finaliza.

Con casi tres décadas de experiencia en el mercado inmobiliario, la Constructora Grevia SpA se ha especializado en la edificación habitacional en altura e institucional, destacando su trabajo en proyectos como la Facultad de Arquitectura, Arte y Diseño de la Universidad Diego Portales o el Edificio de Estudios Avanzados de la Universidad Católica de Valparaíso.

Durante el periodo 2016-2017 la constructora inició un plan de desarrollo estratégico a cinco años que busca implantar una nueva estructura empresarial. Esto trajo consigo diversos cambios en la administración y gestión de recursos, pero manteniendo el foco en la entrega de un servicio de calidad. Tal como lo indica Francisco Grez, gerente de operaciones de Grevia, “nuestra misión es ser siempre una empresa confiable, seria y comprometida con nuestros clientes y trabajadores”.

En busca de contar con una estructura operacional planificada que permita llevar adelante el trabajo de forma más profesional, la constructora identificó en su modelo de trabajo diversos flujos de gastos y responsables.

En ese contexto, explica Grez, “los tipos de gastos más comunes en la compañía son los provenientes de cajas chicas con fondo fijo flexible, es decir, aquellos que pueden superar el monto asignado en casos necesarios”. En Grevia la caja chica está presente en 4 áreas:

• Oficina
• Central
• Gastos Administrativos asignados a cada obra
• Gastos caja chica materiales en obra

En este último caso se debe considerar que en las obras de la constructora los responsables gestionar los dineros ante la compañía son los administradores de obra. Sin embargo, “los jefes de bodega son los que realizan los pedidos y, por lo tanto, los que hacen efectivo los gastos y rinden. Además, tienen gastos administrativos”, explica el gerente de operaciones.

El flujo, explica Grez, es el siguiente:

Jefe de obra (Rendidor) → Administrador de Obra (Aprobador 1) → Administración y Finanzas (Aprobador 2) → Contabilidad (Cierra informe)

Todo este proceso hace que para Grevia sea fundamental poder llevar un orden adecuado de estos gastos mes a mes, con el fin de hacer un uso eficiente de los recursos. Por eso la motivación de incorporar Rindegastos a su proceso.

Antes las rendiciones en Grevia se llevaban a cabo a través de una planilla de Excel. “Los dos principales problemas de este método es que, primero, se compraba más caro. Al comprar con caja chica los gastos en materiales son mucho más altos que al realizar compras centralizadas. Hay que considerar que a la fecha van rendidas más de 1.600 cajas en un período de dos años. A eso se suman los temas burocráticos, el papeleo, las planillas de Excel y la recopilación de boletas”, expresa Grez.

Por esa razón, Rindegastos se presentó como una herramienta para disminuir los tiempos y, sobre todo, tener un control más exhaustivo de la caja chica. De forma adicional, permitió llevar un mejor control sobre los roles y asignación de responsabilidades a cada miembro del equipo en torno a las compras.

Otra de las ventajas que destaca Grez es que la constructora ha integrado la aplicación con su software de gestión ERP, lo que les ha permitido eliminar la doble digitación al traspasar los datos al sistema, “es decir, los gastos se actualizan automáticamente en las cuentas contables”, detalla.

En relación a la puesta en marcha de esta nueva herramienta, el gerente de operaciones la evalúa como un proceso relativamente sencillo. Respecto a los desafíos, menciona que “fue una adaptación para los equipos entender la automatización del proceso, es decir, que ya no era necesario firmar los informes de manera física, ya que con la cuenta de usuario bastaba para entender la responsabilidad que tenían para efectuar o no la gestión”.

Respecto al equipo de contabilidad, Grez confiesa que en un comienzo “tenían un poco de susto y revisaban que toda la información que entregaba la nueva plataforma estuviera correcta. Después de revisar y confirmar por algún tiempo que los datos cuadraran, se relajaron y confiaron plenamente en el sistema por lo que no realizan más estas comprobaciones”.

Luego de dos meses, cuenta, todo estaba en orden. Es lo que él define como la típica resistencia al cambio. Por último, si abordamos los beneficios, lo que más destaca Grez es la automatización: “con esta herramienta se conoce inmediatamente cuánto se ha gastado en materiales, locomoción, gastos de aseo y otros. Eso permite evaluar y comparar con otras obras y de forma histórica cómo se están planificando los gastos”. Para él, la plataforma superó las expectativas que tenía y lo más importante ayudó a enfrentar como el mejor aliado las necesidades de la empresa en su proceso de crecimiento.