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4 buenas prácticas para rendir gastos menores con boletas

4 buenas prácticas para rendir gastos menores con boletas

Tener claridad respecto a cuáles son los gastos que efectivamente puedes ingresar a tu contabilidad y apoyarte en la tecnología para hacerlo de forma más eficiente son acciones clave que debes considerar.  

De seguro, cada fin de mes, debes enfrentarte a ese engorroso proceso de rendición de gastos menores, ya sea que lo realices en tu propio negocio o en el área de contabilidad de la empresa en la que trabajas.

Hablamos de esos egresos relacionados a gastos urgentes, imprevistos o que son de menor cuantía, como por ejemplo los traslados en taxi para asistir a reuniones, las compras para un celebración de equipo,  o los gastos realizados durante un viaje de negocios. Generalmente son los trabajadores los que necesitan incurrir en estos gastos para desarrollar con éxito sus actividades dentro de la organización.

El problema es que mes a mes puedes llegar a juntar cientos de boletas y formularios, los que debes clasificar e ingresar manualmente a tu sistema de contabilidad.

Para llevar un control más ordenado al momento de realizar esta rendición de gastos menores, te invitamos a tomar nota de estas 4 buenas prácticas:

1. Entender los gastos menores

En su mayoría, las áreas de contabilidad deben gestionar gastos menores que provienen de:

  • Fondos por rendir: suma de dinero que se entrega a los trabajadores transitoriamente y que está destinado a gastos específicos que deben ser rendidos posteriormente.

  • Fondos fijos o caja chica: suma de dinero en efectivo a disposición del pago de gastos, de acuerdo a las normas de cada área o empresa.

  • Reembolso de gastos al personal: suma de dinero que debe pagarse a un trabajador cuando ha incurrido en gastos ligados a la empresa, pero que ha pagado de su propio bolsillo.

 

2. Requisitos para ingresarlos a contabilidad

Estos gastos deben cumplir con los siguientes características para ser declarados tributariamente de acuerdo al SII.

a) Deben corresponder al periodo.

b) Debe ser un gasto que se encuentre pagado o adeudado.

c)Debe ser un gasto necesario para el desarrollo de las actividades o funcionamiento del negocio.

d) Debe estar respaldado o justificado con la documentación legal correspondiente.

 

En muchos casos, esa documentación legal corresponderá a boletas de compraventa.

 

 3. Rendición de boletas como gastos menores

Un tema a considerar es que las boletas no cuentan con el detalle respecto a qué servicio corresponden, a diferencia de las facturas. Por eso, es necesario contar con formularios de rendición de gastos menores para tener registro de esta información que acompañe la boleta, para así clasificar y organizar los datos correctamente y contar con el respaldo de estos gastos sobre todo ante una auditoria o fiscalización por parte del SII.

 

4. Apóyate en la tecnología

La rendición de gastos menores por boleta es un proceso completamente necesario en tu contabilidad, pero aceptémoslo: recopilar información todos los meses de forma manual desde los formularios resulta un proceso poco eficiente y con altas probabilidades de incurrir en errores.

 

Por eso, considera apoyarte en el uso de nuevas herramientas tecnológicas que se han creado –como software de contabilidad o aplicaciones móviles– que te permitirán digitalizar todo este proceso. Recuerda que no sólo será un beneficio para tu gestión contable, sino que además será de mayor comodidad para los trabajadores que podrán respaldar sus boletas en un solo clic.


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Escrito por Alejandro Ramirez

Alejandro está unido al mundo de las Start Ups y Pymes desde temprana edad. Tiene estudios en control de gestión en la Universidad de Chile, es magíster en marketing de la Finis Terrae y diplomado en innovación en Georgetown University. Es apasionado de la música por lo que pasa su tiempo libre tocando guitarra con su banda de rock.

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