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¿Por qué digitalizar el proceso de rendiciones de gastos?

¿Por qué digitalizar el proceso de rendiciones de gastos?

El proceso de rendiciones de gastos involucra guardar documentos físicos, completar largas planillas en excel, perseguir al jefe para que firme los documentos y luego enviar a contabilidad para que revisen y contabilicen; historia conocida… Con Rindegastos te vamos a enseñar a ahorrar hasta un 75% de los costos administrativos y a digitalizar por completo el proceso ¡Empecemos!

  Las empresas tienen que incurrir en gastos para poder llevar a cabo sus operaciones y para esto sus empleados deben rendir sus gastos de forma ordenada y correcta. Más del 94% de las empresas lleva este proceso en excel y esto nos lleva a las situaciones de siempre; totales mal sumados, planillas en excel con errores, gastos mal categorizados, llamadas de teléfono preguntado sobre el estado de rendiciones, digitar a mano la información en el ERP, acumulación de informes, y la lista sigue y sigue.

La idea es digitalizar y optimizar el proceso de rendiciones de gastos mediante un software multiplataforma que ayude a las empresas a ordenar el proceso, ahorrar tiempo y poder levantar información relevante para la toma de decisiones.

Partamos por la base de la pirámide: los Rendidores. En ellos parte el proceso y les toca incurrir en los gastos, guardar los documentos físicos, completar la planilla excel y conseguir las firmas de sus jefes para poder enviar el informe a contabilidad. El 76% de las personas que alguna vez realizó una rendición de gastos describe el proceso como “largo y tedioso”.

Luego vienen los aprobadores, a ellos les toca revisar los gastos de su equipo, sucursal o local, obra o proyecto y tienen que ir excel por excel viendo que los gastos no sean muy altos y firmar informe por informe. No es una tarea realmente compleja pero los informes pueden demorarse semanas si el jefe no da su visto bueno para continuar.

Finalmente los informes llegan al área administrativa de la empresa; puede ser contabilidad, tesorería, control de pagos, etc. Las empresas puede tener muchas rendiciones con pocos gastos o pocas rendiciones con muchos gastos, esto variará dependiendo de la industria y como están estructuradas las políticas de gastos de la empresa. Pero ¿en que afecta esto al equipo de revisión y contabilización de los gastos? ¡En todo! Cada rendición suma minutos y requiere de una minuciosa revisión; hay que calzar montos, revisar fechas de documentos por períodos contables, rechazar items que no deben ser reembolsados, recategorizar gastos mal asignados, sumar gastos por tipo de documento y categoría para el ingreso manual al ERP y así sigue y sigue, la lista de tareas es larga...

Prueba Rindegastos gratis y comienza a digitalizar tu proceso de rendiciones

Más arriba les conté que al digitalizar y automatizar el proceso de rendiciones de gastos las empresas pueden ahorrar hasta un 75% del tiempo dedicado a la revisión y contabilización de los gastos, pero, ¿Qué significa esto? Significa que si tu equipo invierte 20 horas semanales en llevar todo este proceso, con Rindegastos se demorarán solo 5. Esto se traduce en más tiempo disponible de tu equipo para otras tareas. Hemos desarrollado una serie de herramientas para optimizar la gestión, te contamos algunas de ellas:

  1. Revisión online: no es necesario esperar los documentos físicos para poder iniciar el proceso. Aprueba, rechaza y corrige al instante. ¡Todo 100% digital!
  2. Integración al ERP: nunca más digites una rendición de gastos en tu ERP, Rindegastos se integra a cualquier sistema contable.
  3. Validaciones de gastos: la plataforma revisa de forma automática que todos los gastos contengan la información necesaria; número de documento, tipo de documento, categoría, etc.
  4. Reportes de gastos: descarga y visualiza toda la información de gastos por categoría, empleado, centro de costos y mucho más!
  5. Control de gastos: en un clic podrás revisar y controlar gastos en todo momento. ¡Mantén el control de tu presupuesto!
  6. Aplicación móvil: Rinde, revisa y aprueba cuando y donde quieras. Y mucho más!

Independiente de si tu empresa tiene 1, 10 o 100 personas realizando gastos es una buena idea revisar cuánto tiempo están invirtiendo en llevar el proceso de rendiciones de gastos. La idea es poder entender los problemas que se tienen actualmente y como pueden ir mejorándolos. Hay que estar en constante búsqueda de información para digitalizar y optimizar procesos. Te invitamos a revisar las historias de algunos de nuestros clientes y a descargar nuestra guía informativa.  

 

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Escrito por Alfonso Cuadra Enei

Alfonso es titulado en Ingeniería Comercial en la Universidad Adolfo Ibáñez de Chile. Le gusta mucho jugar fútbol y salir de Santiago a la playa. Tiene varios amigos con los que practica surf y camping. Además del deporte le gusta ver películas, series y trata de andar con un libro (por lo general una novela histórica entretenida) para leer y relajarse.

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