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¿Cuáles son los riesgos de una caja chica mal administrada?

¿Cuáles son los riesgos de una caja chica mal administrada?

No realizar un seguimiento a este flujo de dinero en efectivo o no contar con las cantidades adecuadas son algunos de los principales errores financieros asociados al manejo de la caja chica, que pueden tener efectos negativos sobre la contabilidad de tu negocio.

Pagos en efectivo para solventar gastos en servicios, traslados o pequeñas compras imprevistas en el día a día de tu empresa. Estas son algunas de las razones que obligan a la mayoría de las empresas, sin importar su tamaño, a contar con la llamada caja chica.

La caja chica permite a las empresas contar con un flujo de dinero en efectivo y diario para este tipo de gastos. Sin embargo, la ausencia de políticas claras y procedimientos para su uso y posterior rendición de gastos pueden impactar directamente a las finanzas de tu organización.

Te has preguntado, ¿cuáles son los riegos del mal manejo de la caja chica en tu empresa? Aquí te contamos de algunos, para que consideres la importancia de llevar un correcto control y administración de estos fondos.

4 riesgos del mal manejo de la caja chica

  • Falta de seguimiento: sin documentos y procedimientos claros respecto a su uso, a final de cada periodo contable puede tornarse complicado saber cuánto se gastó y en qué, dificultando el proceso de rendición y devolución de gastos.
  • Pérdida de tiempo: no solo se debe contar con un encargado de administrar estos fondos, sino que quien gasta debe realizar papeleo para rendirlo y la contabilidad de la compañía de incorporarlo.
  • Mala gestión de los recursos de la empresa: cuando no hay un control claro respecto a cuándo dinero se está gastando desde la caja chica se crea una ventana para que existan gastos excesivos o no fundados, dificultando la proyección de os balances finales de la empresa.
  • Gastos duplicados y fraudes: finalmente, al momento de hacer una rendición de gastos, los trabajadores deben informar el monto utilizado y respaldarlo con el documento correspondiente, como boletas u otros. El problema está cuando la política de rendición de la empresa no es clara o los equipos que deben controlar estos gastos manualmente no realizan una revisión exhaustiva, pueden duplicarse la devolución de los dineros, mermando las finanzas de la empresa.

 

¿Cómo evitarlo?

La incorporación de tecnología sin duda está ganando terreno en muchos ámbitos de las empresas, ya que permite mayor eficiencia al momento de administrar los recursos. Y en el caso del control de la caja chica y de las rendiciones de gastos no es la excepción.

Una de estas plataformas es Rindegastos, aplicación móvil que permite digitalizar por completo el proceso de rendición de gastos en la empresa. De esta forma, se elimina la posibilidad cometer errores y malas prácticas en el manejo de caja, ya que puedes automatizar y digitalizar por completo este proceso.


De esta forma, la rendición se realiza directamente desde esta aplicación móvil, evitando la necesidad para los trabajadores de recopilar recibos, ya que la plataforma los digitaliza en un solo clic. Por esta razón, Rindegastos se ha convertido en la herramienta perfecta para apoyar este proceso. Conócela aquí.

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Escrito por Rindegastos

Desde 2014 en RindeGastos nos preocupamos por la innovación y eficiencia en el complejo proceso de rendiciones de gastos para hacer todo de forma más fácil, rápida y flexible.

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