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Rendiciones en empresas: gastos menores, problemas mayores

Rendiciones en empresas: gastos menores, problemas mayores

Entender el impacto de los gastos menores en tu empresa y apoyarte en la tecnología adecuada para gestionarlos son parte de las buenas prácticas que compartimos para que mejores el proceso de rendición de gastos en tu contabilidad.

Ya estamos en abril. Y, de seguro, con él llegan los procesos de cierre contable, donde los dueños de negocios o los equipos de contabilidad deben poner a disposición toda su atención y dedicación para recopilar correctamente la información financiera de la empresa.

Uno de estos procesos es la revisión de las rendiciones de gastos menores, es decir, aquellos egresos relacionados a gastos urgentes, imprevistos o que son de menor cuantía que realizan los trabajadores o áreas de tu negocio.

Algunos ejemplos:

  • Traslados en taxi para asistir a reuniones

  • Compras para una celebración de equipo  

  • Gastos realizados durante un viaje de negocios

Es relevante tomar en cuenta que, generalmente, son los propios trabajadores los que incurren en este gasto monetario y siempre con el objetivo de desarrollar con éxito sus actividades laborales.

¿El gran problema de los gastos menores?

El mayor inconveniente de los gastos menores para las empresas guarda relación con el proceso de su rendición. Desde la acumulación de cientos de boletas en formato impreso, el ingreso de la información contenida en ellos a los formularios y el procesamiento manual en los sistemas de contabilidad, son solo parte de estos problemas.

Además, se debe considerar que una rendición de gastos menores compleja no solo afecta a quienes incurren en los gastos, sino que también a los equipos encargados de ingresarlos a la gestión de la empresa. Inconvenientes que además se repiten mes tras mes.

Buenas prácticas y tecnología para mejorar la rendición de gastos menores

¿Quieres contar con un proceso más eficiente y ordenado de rendición de gastos menores en tu empresa? Entonces, toma nota de estas 4 buenas ideas para lograrlo.

1. Conoce más sobre los gastos menores de tu empresa

En su mayoría, las áreas de contabilidad deben gestionar gastos menores que provienen de:

  • Fondos por rendir: suma de dinero que se entrega a los trabajadores transitoriamente y que está destinado a gastos específicos que deben ser rendidos posteriormente.

  • Fondos fijos o caja chica: suma de dinero en efectivo a disposición del pago de gastos, de acuerdo a las normas de cada área o empresa.

  • Reembolso de gastos al personal: suma de dinero que debe pagarse a un trabajador cuando ha incurrido en gastos ligados a la empresa, pero que ha pagado de su propio bolsillo.

2. Entérate de los requisitos para ingresarlos a contabilidad

Estos gastos deben cumplir con las siguientes características para ser declarados tributariamente de acuerdo al SII.

a) Deben corresponder al periodo.

b) Debe ser un gasto que se encuentre pagado o adeudado.

c)Debe ser un gasto necesario para el desarrollo de las actividades o funcionamiento del negocio.

d) Debe estar respaldado o justificado con la documentación legal correspondiente.

En muchos casos, esa documentación legal corresponderá a boletas de compraventa.

3. Estandariza una política de rendición de boletas

La boleta impresa es generalmente el mayor respaldo para que los trabajadores rindan posteriormente sus gastos menores.

Se debe considerar que las boletas no cuentan con el detalle respecto a los servicios entregados, a diferencia de las facturas.

Por eso, es necesario que cada empresa cuente con formularios que estandaricen de forma fácil y sencilla la de rendición de gastos menores con boletas. Contar con este registro junto a la boleta es fundamental para que los departamentos encargados de contabilidad puedan clasificar y organizar los gastos correctamente y contar con el respaldo necesario, especialmente pensando en caso de una auditoria o fiscalización por parte del SII.

4. Apóyate en la tecnología

La rendición de gastos menores por boleta es un proceso completamente necesario en tu contabilidad, pero la verdad es que completar mes a mes formularios de forma manual y además recopilar esta información también manualmente hace que este proceso sea poco eficiente, con altas probabilidades de incurrir en errores y se vuelva un desincentivo para los trabajadores.

Por eso, considerar el apoyo de nuevas herramientas tecnológicas que se han creado –como software de contabilidad o aplicaciones móviles– que te permitirán automatizar fácilmente todo este proceso. Como Rindegastos, que permitirá automatizar tu rendición de gastos en una plataforma, desde la rendición hasta la revisión y contabilización de los gastos.

Recuerda que no sólo será un beneficio para tu gestión contable, sino que además será de mayor comodidad para los trabajadores que podrán respaldar sus boletas en un solo clic.

 

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Escrito por Rindegastos

Desde 2014 en RindeGastos nos preocupamos por la innovación y eficiencia en el complejo proceso de rendiciones de gastos para hacer todo de forma más fácil, rápida y flexible.

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